一、项目的提出 　

　   1、文书的职责之一是收发上级部门文件。常规工作流程是，1）收文登记。需要登记的内容有，来文单位、文件编号、文件标题、时间、密级等；2）制作“公文处理单”，供主任批示。主任根据文件的内容，按照相关规定，批示该文件应该送呈的领导或负责办理的部门。领导、部门也在该处理单上批示或写处理意见；3）根据主任批示，制作“公文传阅单”。将送领导或某部门的一个或几个文件登记编号，送领导或部门传阅、办理；4）回收存档。 　　在以上4个过程中，部分内容需要重复书写，既浪费了时间和精力，又容易出错。 　　2、现要求开发一公文处理系统，要求实现来文登记、打印“公文处理单”、“公文传阅单”。 　　 　

　   二、 项目分析与开发工具 　

　 　1、项目分析 本系统是一个典型的数据库应用项目，经分析，决定采用VB与Access来实现。 　　2、VB简介 Visual Basic（简称VB）是MicroSoft公司推出的最早的可视化程序设计语言之一，一直以其功能强大和简便易学，深受广大程序设计人员的爱好。 　　3、Access简介 Access是Office套件之一，可用于处理小型数据库。目前最新的版本是Access2007。 　　4、SQL语法简介 SQL是数据库操作中的通用语言，可以实现对数据库、记录表以及记录的添加、编辑、查询。 　

　 　三、项目开发 　　

 　　1、Access数据库 （1）字段。来文单位、年、月、日、标题、密级、编号。（2）3.1.2版本。必须将Access转换为Access2000版本，才能由VB6进行操作。 　　2、用户登录 （1）判断用户名与密码。如果输入不正确，将提示重新输入，但若三次输入不正确，则将结束程序运行。 　　If logins　　MsgBox(“帐户或密码错误！”) 　　End 　　（2）如果密码正确，则进入下一窗体。代码是， 　　 Unload Me 　　 NextForm.Show 　　3、菜单设计 本系统的菜单层次如下： 　　 　　4、系统数据库的创建 （1）本系统采用VB的Data控件来实现数据库的各项操作。向窗体添加一个Data控件。（2）Data控件与数据库的连接。在Data的属性窗口为Data设置其DataBaseName属性为指定的Access文件。此处，Access文件必须为Access2000版本。 　　5、收文登记（1）在List控件中，可由用户手工录入或下拉列表选择上级单位名称。在Text控件中由用户手工录入来文编号、文件标题、密级等信息。系统默认收文日期为系统当前日期，但也可由用户修改。（2）“保存”按钮是将当前的登记保存到数据库中。命令代码是，Data.UpdateRecord 　　 Data.Recordset.MoveLast 　　（3）“放弃”按钮是不保存当前的登记而回到欢迎页面。命令代码是，Data.Recordset.CancelUpdate 　　6、打印“公文处理单”。 （1）用户可以通过“第一条”、“上一条”、“下一条”、“最后一条”等按钮找到需要打印的公文信息。如，“下一条” 的代码如下， 　　If Not Data.Recordset.EOF Then 　　Data.Recordset.MoveNext 　　End If 　　（2）按“打印”，开始打印“公文处理单”。 　　7、打印“公文传阅单”。每次最多可以打印10个文件编号。 （1）实现公文的选择性显示。可以分别显示“全部”、“本月”、“今天”的公文。如显示“本月”公文的Option的代码如下，If Data.Recordset.Fields(“年”)=Year(Now()) And Data.Recordset.Fields(“月”) =Month(Now()) Then 　　List.AddItem Data.Recordset.Fields("编号") 　　End If 　　（2)当用户在List中选中文件编号时，将在下方的标签同步显示该文件的标题。代码如下，While Not Data.Recordset.EOF 　　 If Data.Recordset.Fields(“编号”)=List.Text Then 　　 Label.Caption=“文件标题” Chr(13) Data.Recordset.Fields(“来文标题”) 　　 End If 　　 Data.Recordset.MoveNext 　　 Wend 　　(3)“选择”。可以将选中的文件编号添加到另一列表List2中。最多可以添加10个文件。 　　If List2.ListCount　　 List2.AddItem List1.Text 　　List1.RemoveItem List1.ListIndex 　　Else 　　aa=MsgBox(“文件数目不能超过10个”) 　　End If 　　 (4)“不选”按钮可删除不传送的文件。将该文件号添加到备选列表框。 　　 List1.AddItem List2.Text 　　List2.RemoveItem List2.ListIndex 　　(5)按“打印”，开始打印“公文处理单”。 　　8、VB打印技术 (1)打印机的设置①设置打印头位置 　　Printer.CurrentX=x Printer.CurrentY=y②设置打印机的字号Printer.FontSize=size③设置打印机的字体 　　Printer.FontName="FontName" 　　(2)打印内容 ①打印字符串rinter.Print"公文处理单"②打印控件中的内容。如，下面的代码打印Combo中的内容：Printer.Print Combo.Text③打印当前日期Printer.Print Year(Now()) Month(Now()) Day(Now()) 　　④打印横线Printer.Line (x，y)-(x x1，y)⑤打印垂直线 　　Printer.Line (x，y)-(x，y y1) 　　(3)立即打印命令 Printer.EndDoc 　　 　

　   四、项目的运行 　　

 　　1、 打印好的某“公文处理单”如下： 　　 　　2、 打印好的某“公文传阅单”如下：

　　 五、结束语

　　 1、本系统实现了收文登记、打印“公文处理单”、“公文传阅单”的功能，完成了项目提出的任务。经办公室应用近2年来，运行稳定，极大地减轻了文书的工作量，提高了工作效率，杜绝了差错。 　　2、运行支持：需要安装Visual Basic6.0的完整完整版本、Access2000及以上版本。 　　3、根据需要，还可以对本系统添加其他功能。